Mitől szigorú a szigorú számadású nyomtatvány?

A ügyiratkezelés során a szigorú számadású nyomtatványok abban különböznek a „hagyományos” nyomtatványoktól, hogy ezek a vállalkozás részére, olyan bizonyító erejű dokumentumok, amiket a többitől elkülönülten kell kezelnie, a kiadott bizonylatokról pedig összefoglaló nyilvántartást szükséges vezetnie.

AETRbérszámfejtés tartalom:

-       Szigorú számadású nyomtatványok

-       Hogyan kezeljük a nyomtatványokat gyakorlatban?

-       Mit kell tudni a szigorú számadású nyomtatványok megőrzéséről?

-       Elektronikus formában kiállított bizonylatok

A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített adattartalmú számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni.

A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, a nyomtatványt kibocsátót terheli.

A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását.

Szigorú számadású nyomtatványok közé tartozik:

• számla, nyugta
• készpénzcsekk, vagy készpénz-felvételi utalvány
• elszámolási utalvány
• bevételi és kiadási pénztárbizonylat
• kiküldetési rendelvény,
• gépkocsi-menetlevél
• perforált szelvényeket tartalmazó nyugtafüzet,
• sorszámozott űrlapok és sorszámozott űrlapokat tartalmazó füzetek,
• értékjegyek, amelyekért a felhasználás során ellenértéket fizetnek

Hogyan kezeljük a szigorú számadású nyomtatványokat a gyakorlatban?

A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. (2000. évi C. törvény a számvitelről)

Az azonosítás szükségessége miatt minden ide sorolt nyomtatvány nyomtatott sorszámmal rendelkezik. Az azonosítási adatot előrenyomva tartalmaznak, a változó adatokat pedig kézzel kell beírni. A felhasználásra való átvételkor és átadáskor nyilatkozatot kell írni, vagy jegyzőkönyvben feljegyezni, a kiadott bizonylatokról pedig összefoglaló nyilvántartást szükséges vezetni.

Elkülönítetten kell kezelni és tárolni őket, és biztosítani több lépéses rendszerben az ellenőrzést. A készlet és felhasználás nyilvántartását úgy kell vezetni, hogy megállapítható legyen:

• a felhasználó személy, szervezet,
• sorszám szerint a felhasznált mennyiség
• a kiadott és nyomtatványok fajtánként
• az állományban bekövetkezett változások sorszám és jogcím szerint,
• a felhasználás, változás időpontja

Mit kell tudnunk a szigorú számadású nyomtatványok megőrzéséről?

A megőrzésről a már említett 2000. évi C törvény 169. §-a rendelkezik.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

Olvastad már? Kérlek, olvad el ezt is.

Fuvarlevél menetlevél szigorú számadású nyomtatvány?

Elektronikus formában kiállított bizonylatok

Az elektronikus formában kiállított bizonylatot - a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni, oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról - a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló jogszabály előírásainak figyelembevételével - készített elektronikus másolattal az e törvény szerinti bizonylat megőrzési kötelezettség teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.